Documentos fiscales
Toda factura emitida en ElERP —desde el Punto de Venta o desde Ventas forma libre— llega a Facturación → Documentos fiscales. Es un registro append-only: los documentos se agregan, nunca se editan ni se borran. Corregir una factura no es tocarla, sino emitir un documento nuevo que la referencia.
La factura es inmutable
Una vez emitida, una factura no se modifica ni se elimina. Esta regla no es una limitación de la pantalla: es la garantía de integridad y trazabilidad que exige la normativa fiscal. Por eso toda corrección se hace con un documento de reversa o de ajuste que apunta al original, dejando la traza completa de qué pasó y por qué.
El registro fiscal es un libro que solo crece. Si algo se factura mal, el error queda visible y se corrige con otro documento (anulación, nota de crédito o nota de débito). Nunca se reescribe la historia.
Anulación
Anular una factura no la elimina: crea un documento de reversa que la referencia y revierte sus efectos (por ejemplo, reingresa al inventario la mercancía que la factura había descontado). El estado «anulado» de la factura original es derivado: la factura figura como anulada porque existe una reversa que la apunta, no porque se le haya cambiado un campo.
- En la lista de documentos, sobre una factura vigente, elige Anular (acción disponible para Dueña / Desarrollador).
- Indica el motivo (obligatorio): queda registrado en la reversa y en la auditoría.
- Se genera el documento de reversa. La factura original pasa a mostrarse como Anulada.
La anulación no se deshace. La factura no se borra: se conserva junto con su reversa para preservar la traza completa.
Nota de crédito
La nota de crédito acredita (resta) un monto sobre una factura, de forma parcial o total: sirve para devoluciones o descuentos posteriores. A diferencia de la anulación (que revierte todo), acá eliges cuánto acreditar de cada renglón.
- Sobre la factura, elige Nota de crédito.
- Indica la cantidad a acreditar por línea. No puedes acreditar más de lo facturado en cada renglón.
- El total a acreditar se calcula en vivo con la misma regla del motor fiscal: el IVA solo sobre lo gravado (las líneas exentas no suman IVA). El IGTF no se acredita.
- Indica el motivo (obligatorio) y emitila. La factura original no se modifica y se reingresa al inventario la mercancía devuelta.
Nota de débito
La nota de débito es el espejo positivo: carga (suma) un monto adicional a una factura —cargos, intereses de mora, corrección de precio al alza—. En vez de acreditar líneas existentes, agrega un concepto nuevo con su monto y su IVA.
- Sobre la factura, elige Nota de débito.
- Escribe el concepto del cargo y su monto base.
- El IVA se calcula sobre el cargo, salvo que lo marques como exento (por ejemplo, intereses de mora).
- Emitila: se crea un documento nuevo, con serie propia, que referencia a la factura. La original no se toca.
Tipos de documento, de un vistazo
| Documento | Qué hace | Sobre el monto |
|---|---|---|
| Factura | Registra la venta. Descuenta stock y genera el asiento. | — |
| Anulación | Reversa total: deja la factura sin efecto y reingresa el inventario. | Revierte el total |
| Nota de crédito | Devolución o descuento, parcial o total, por línea. | Resta |
| Nota de débito | Cargo adicional (mora, ajuste al alza) como concepto nuevo. | Suma |
Numeración correlativa
Cada documento recibe un número correlativo por empresa, sede y serie, asignado de forma atómica al emitirse. No hay saltos ni reutilización de números, y las reversas y notas llevan su propia serie. Este correlativo es la base de los libros fiscales.
Descargar y enviar el comprobante (PDF)
Desde el detalle de cualquier documento, el botón PDF abre el comprobante como una hoja lista para papel:
- Descargar / Imprimir: guárdalo en PDF o imprimilo.
- Enviar por correo: prepara el mensaje con el comprobante adjunto al correo del cliente.
- Copiar enlace: el enlace público de verificación llega con el portal de verificación.
El comprobante muestra los datos de tu empresa (RIF, dirección), los del cliente, las líneas, los totales (subtotal, IVA, IGTF si aplica) y la tasa de cambio histórica guardada en el documento. Una factura anulada sale marcada como ANULADA.
Documentos en dólares
En una empresa que trabaja en dólares, la factura y las notas de crédito y de débito (y también la cotización y la orden de compra) se imprimen en US$ con la tasa sellada en el documento, y llevan el bloque Equivalente en bolívares —base, exento, IVA, IGTF y total— con la tasa BCV y su fecha, que es la cifra legal. La máquina fiscal sigue imprimiendo en bolívares.
Libros de venta y de compra
Como los documentos son inmutables y correlativos, los libros fiscales (libro de ventas y libro de compras) se construyen por proyección a partir de los documentos emitidos, sin captura manual. Cada factura, nota de crédito y nota de débito aparece en el libro con su número, fecha, base imponible, IVA y total; las anulaciones quedan reflejadas por sus reversas. Ver Punto de Venta y Ventas forma libre para cómo se emiten.