Compras
El módulo de Compras cubre todo el ciclo con proveedores: pedir presupuesto, ordenar, recibir la mercancía (que es lo que mueve el inventario) y registrar la factura del proveedor. Como el resto de ElERP, es append-only: las órdenes y facturas no se editan; se corrigen con reversos y notas.
Proveedores
Antes de comprar, registras a tus proveedores. Cada uno se identifica por su RIF o documento, que se valida al momento (formato V/E/J/G del SENIAT).
- Entra a Compras › Proveedores y pulsa Nuevo proveedor.
- Escribe el nombre o razón social y el RIF/documento (ambos obligatorios; el RIF se valida).
- Opcional: correo, teléfono y dirección. Guarda.
Desactivar un proveedor lo saca de las nuevas órdenes pero conserva su historial; puedes reactivarlo cuando quieras.
Solicitudes de presupuesto (RFQ)
El paso previo a la orden: pides cotización a uno o varios proveedores, comparas sus precios y conviertes la mejor oferta en una orden de compra. Una solicitud no toca stock ni contabilidad, solo negocia precios. Sigue los estados borrador → enviada → respondida → cerrada (o cancelada).
- En Compras › Solicitudes, pulsa Nueva solicitud y elige la sede que recibiría la mercancía.
- Agrega los productos a cotizar con su cantidad (acá no se pone precio: lo pone cada proveedor).
- Marca los proveedores a los que pedir presupuesto y guarda.
- Pulsa Enviar a proveedores. A medida que respondan, cargas sus precios con Cargar precios.
- En la comparativa, el precio más barato por línea y el mejor total quedan resaltados. Pulsa Convertir en orden sobre el proveedor elegido.
Órdenes de compra
La orden de compra le dice al proveedor qué le compras y a qué costo. Sigue los estados borrador → confirmada → recibida parcial → recibida (o cancelada). Se captura el costo unitario, no el precio de venta.
- En Compras › Órdenes, pulsa Nueva orden. Elige el proveedor, la sede que recibe y las condiciones de pago.
- Busca cada producto y agregalo (Enter). Ajusta cantidad y costo unitario; puedes marcar la línea como exenta.
- Cada renglón muestra su columna de impuesto (IVA): el IVA estimado se calcula solo sobre la base gravada, las líneas exentas no lo causan.
- Guarda en borrador y, cuando esté acordada, pulsa Confirmar: queda lista para recibir.
Los combos (paquetes de venta) no aparecen en el selector de compra: no se ordenan ni se reciben como tales —se compran sus componentes—.
El IVA de la orden es estimado para que veas el total. El IVA definitivo (crédito fiscal) se reconoce al registrar la factura del proveedor, que se hace aparte.
Cancelar una orden exige un motivo y no la elimina: queda cancelada para la traza, y lo ya recibido permanece en el inventario.
Recepción de mercancía
La recepción es lo que mueve el inventario: al confirmar una recepción, las cantidades recibidas se anexan como entradas al inventario de la sede de la orden, con su costo. Puedes recibir en varias entregas: lo que no recibas ahora queda pendiente y la orden pasa a recibida parcial.
- Entra a Compras › Recepción (o pulsa Recibir en la orden). Aparecen las órdenes con mercancía pendiente.
- Por cada producto, indica la cantidad a recibir (por defecto viene el pendiente; el máximo es lo pendiente).
- Pulsa Confirmar recepción. La mercancía suma al inventario y la deuda con el proveedor queda en Cuentas por pagar.
Factura de proveedor flexible
Sobre una orden ya recibida registras la factura fiscal del proveedor (su Nº de factura y su Nº de control SENIAT). ElERP la prellena con lo recibido, pero es flexible: la factura puede traer líneas e importes propios que difieran de lo recibido —otros precios, otras cantidades, ítems extra que no estaban en la orden— porque registras el documento tal como lo emitió el proveedor.
- En la orden recibida, pulsa Registrar factura.
- Carga el Nº de factura, el Nº de control y la fecha del documento.
- Ajusta las líneas si hace falta: cambia cantidad o costo, marca exento, quita o agrega ítems del catálogo. Cada renglón muestra la diferencia contra lo recibido.
- El resumen muestra la base recibida, la base facturada y su diferencia. El IVA crédito viene estimado, pero puedes capturar el IVA exacto tal como lo trae la factura del proveedor (por redondeo o alícuotas mixtas): edita el campo y el total se ajusta; si lo dejas en blanco, se usa el estimado. Registra.
Cuando la factura difiere de lo recibido, esa diferencia se asienta como diferencia en compras (cuenta 5202). El inventario conserva el costo con que entró la mercancía: el Kardex no se re-valúa. Así el costo promedio ponderado sigue reflejando lo que realmente ingresó, y el ajuste de precio queda en contabilidad, no en el stock.
Cada factura y nota de compra guarda la tasa del dólar de su fecha, y la recepción guarda la de su orden de compra. Con eso el inventario lleva su costo en dólares y la contabilidad su referencia en US$. Si pagas al proveedor con otra tasa, en dólares la diferencia queda como ganancia o pérdida en cambio de referencia; en bolívares la cuenta por pagar baja exacta.
Notas de crédito y débito de proveedor
Ajustan una factura de compra ya registrada, usando la alícuota histórica de esa factura y ajustando la cuenta por pagar del proveedor. Son append-only: se emiten desde una factura de compra y luego se consultan, no se editan.
- Nota de crédito (devolución o descuento): el proveedor te acredita → disminuye lo que le debes.
- Nota de débito (cargo adicional: flete, intereses): el proveedor te carga más → aumenta lo que le debes.
Se emiten desde el detalle de la factura de proveedor (botones Nota de crédito / Nota de débito) indicando el concepto, el monto base, el Nº de documento y de control del proveedor y la fecha.
Cuentas por pagar
Toda la deuda con proveedores se consolida en Finanzas › Cuentas por pagar, derivada de las órdenes con mercancía recibida. Allí registras los pagos y sus reversos. Ver Tesorería.
La Dueña y el Desarrollador crean proveedores, órdenes y reciben mercancía; la Contadora consulta y emite notas. Ver Roles y permisos.